Actualización de estados internos de contabilización con Excel

Si Nakisa Lease Administration no está contabilizando directamente en un SAP ERP (es decir, está operando en modo autónomo o híbrido, o si la Fecha del documento es antes de la Fecha de inicio de contabilización de SAP configurada), los administradores de arrendamiento o los contadores pueden realizar pasos adicionales para actualizar el estado de contabilización en la aplicación. Como alternativa, póngase en contacto con el administrador del sistema para configurar el SAP Posting Bot, que transferirá regularmente los documentos generados internamente (que son posteriores a la fecha de inicio de la contabilización SAP) al ERP.

Si se requiere, las contabilizaciones en las tablas internas se pueden invertir desde la aplicación oa través de la opción Importar transacciones en el menú principal.

La lista de transacciones que se activaron para contabilizarse desde Nakisa Lease Administration se puede exportar, actualizar y volver a importar (una vez que las transacciones se publican en el sistema no SAP).

Los documentos pueden tener uno de los siguientes estados principales:

  • POSTED: El documento fue contabilizado en SAP por la aplicación o manualmente en un sistema independiente.
  • POSTED_INTERNAL: El documento solo fue contabilizado en tablas internas en Nakisa Lease Administration.
  • POSTED_EXTERNAL: El documento fue contabilizado en SAP por el Bot de Contabilización de SAP.
  • REVERSED: La contabilización se invirtió tanto en la aplicación como en el sistema SAP o independiente.
  • REVERSED_INTERNAL: Se invirtió la contabilización únicamente en las tablas internas.
  • REVERSED_EXTERNAL: El Bot de Contabilización de SAP invirtió la publicación en SAP.
  • FAILED: La contabilización falló en SAP.
  • FAILED_EXTERNAL: La contabilización realizada por el Bot de Contabilización de SAP falló en SAP.
  • FAILED_REVERSING_EXTERNAL: La inversión de contabilización realizada por el Bot de Contabilización de SAP falló en SAP.

Nota: Los estados de las transacciones en el archivo de Excel no están validados, por lo que debe asegurarse de que los nombres de los estados en el archivo cargado sean correctos. Las transacciones de importación solo deben usarse para cambiar los estados de los documentos a POSTED, REVERSED, POSTED_INTERNAL o REVERSED_INTERNAL.

Se pueden exportar las siguientes transacciones:

  • Documentos de capitalización de activos: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de capitalización de activos publicados desde Nakisa Lease Administration. Estos documentos se registran al inicio del arrendamiento.
  • Documentos de depreciación de activos: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de depreciación de activos publicados desde Nakisa Lease Administration.
  • Documentos de retiro de activos: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de retiro de activos publicados desde Nakisa Lease Administration. El retiro de activos se activa desde la aplicación cuando el usuario crea eventos como pérdidas o finalización anticipada del arrendamiento.
  • Documentos de transferencia a libros de contabilidad: Si la nueva configuración de libro mayor está habilitada en el ERP y Nakisa Lease Administration está contabilizando pagos en Cuentas por pagar, la aplicación genera documentos para transferir el importe de la renta a cuentas específicas del libro mayor. El archivo generado enumera todos los documentos de transferencia generados por la aplicación.
  • Documentos de periodificación de interés: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de periodificación de intereses contabilizados desde Nakisa Lease Administration.
  • Documentos de periodificación de alquiler: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de periodificación de pagos y renta contabilizados desde Nakisa Lease Administration.
  • Documentos de ajuste del pasivo: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de ajuste del pasivo contabilizados desde Nakisa Lease Administration. Los ajustes de pasivo se registran cuando se produce una pérdida, una revaloración del arrendamiento, o un evento de modificación.
  • Documentos de obligación de pasivo: El archivo generado enumera toda la información importante relacionada con los documentos de obligación de pasivo contabilizados desde Nakisa Lease Administration. Estos documentos se registran al inicio del arrendamiento.
  • Documentos de cargos: El archivo generado enumera todos los documentos de cargo (una vez) contabilizados desde Nakisa Lease Administration. Estos documentos se registran durante la operación del contrato de arrendamiento.

Nótese que, dentro de la información contenida en el archivo Excel generado, se explica lo siguiente:

  • N.  asig: Número de asignación (ID de grupo de activación)
  • Imp Divcon: Importe en la moneda del documento/contrato
  • N.  de activo: Número de activo
  • Clave obj referencia activos: ID de documento de activos fijos
  • Tipo TR activo: Tipo de transacción de activo usado en la contabilización
  • Cuenta n.  partida: Número de partida de documento contable
  • Texto de objeto: Descripción de la transacción
  • Op com: Operación comercial de SAP
  • División empr: Área empresarial
  • Clave obj: Clave de referencia ERP
  • Sistema de objetos: El sistema ID en el que existe el objeto
  • Tipo Obj: Tipo de objeto ERP (procedimiento de referencia)

Nota: Los archivos Excel de transacciones solo muestran información de los contratos a los que usted tiene acceso, según su perfil de autorización asignado. Además, tenga en cuenta que los usuarios sólo pueden ver los contratos que ellos mismos generan. No pueden ver los archivos generados por otros usuarios.

Los archivos generados se eliminan después de 36 horas para liberar espacio en disco. Si hay más de cinco usuarios intentando generar archivos al mismo tiempo, los otros usuarios estarán en cola.

Para obtener información sobre cómo la aplicación convierte las divisas, consulte Tipos de cambio y monedas paralelas.

Para actualizar el estado de contabilización de documentos internos a través de archivos de Excel:

  1. Haga clic en Menú Principal > Exportación de transacciones y seleccione una de las siguientes opciones:
    • Documentos de capitalización de activos
    • Documentos de depreciación de activos
    • Documentos de retiro de activos
    • Documentos de transferencia a libros de contabilidad
    • Documentos de periodificación de interés
    • Documentos de periodificación de alquiler
    • Documentos de ajuste del pasivo
    • Documentos de obligación de pasivo
    • Documentos de cargos
  2. Establezca los filtros para el informe y haga clic en Confirmar debajo de cada campo para guardar la configuración.
    • Sistema: Lista de todos los sistemas (SAP ERPs o autónomos) configurados en la aplicación.
    • Área de arrendamiento: Lista de todas las áreas de arrendamiento disponibles en todos los sistemas.
    • Unidad de negocio: Lista de todas las unidades de negocio disponibles en los filtros previamente seleccionados.
    • Sociedades: Listado de todas las sociedades disponibles en los filtros previamente seleccionados.
    • Departamento: Lista de todos los departamentos disponibles en los filtros previamente seleccionados.
    • Fecha de inicio de transacción y Fecha de finalización de transacción: Especifique el rango de fechas de transacción de los documentos contabilizados que le gustaría extraer.
    • Fecha de inicio de contabilización y Fecha de finalización de contabilización: Especifique el rango de fechas de contabilización de los documentos contabilizados que le gustaría extraer.
    • Fecha de inicio del documento y Fecha de finalización del documento: Especifique el rango de fechas de los documentos contabilizados que le gustaría extraer.
    • Identificación del centro de costes: Introduzca cualquier ID de centro de costes único que le gustaría extraer. Deje el campo vacío para extraer los datos de todos los centros de coste.
    • Identificación del centro de beneficios: Introduzca cualquier identificación del centro de beneficios que le gustaría extraer. Deje el campo vacío para extraer los datos de todos los centros de beneficio.
    • Identificación de la división: Introduzca cualquier identificación de la división que le gustaría extraer. Deje el campo vacío para extraer los datos de todas las áreas empresariales.
    • Identificación del área funcional: Introduzca cualquier identificación del área funcional para el que le gustaría extraer. Deje el campo vacío para extraer los datos de todas las áreas funcionales.
  3. Haga clic en Generar. Espere a que se genere el archivo en la sección «Informes».
    • Para ver información sobre la generación del archivo, haga clic .
    • Para eliminar el archivo, haga clic en .
  4. Haga clic para eliminar el archivo. Tenga en cuenta que los archivos utilizan el formato de número establecido en la página de Preferencias del usuario y el formato de fecha predeterminado establecido para la aplicación. Los títulos de las columnas en el archivo están en el idioma con el que está conectado actualmente.
    1. Utilice Guardar como para volver a guardar el archivo como un archivo Excel .xlsx (en lugar del archivo HTML generado).

      Advertencia: El nombre de pestaña y el nombre de archivo deben ser la versión sin modificar de la plantilla descargada (y no una variación del nombre, aunque el archivo se haya generado varias veces). Si los nombres no coinciden con exactitud, el archivo no se importará. Por ejemplo, TH_AssetCapitalization o TH_RentPost.

    2. Filtrar el informe para ver solo las transacciones que deben contabilizarse en el sistema que no es SAP.
  5. Una vez las transacciones se hayan registrado en el sistema distinto de SAP, actualice el archivo de Excel con la siguiente información:
    • Para completar el proceso de contabilización, cambie el valor del campo Estado de «POSTED_INTERNAL» a «POSTED».
    • Para completar la inversión desencadenada desde la aplicación, cambie el valor del campo Estado de «REVERSED_INTERNAL» a «REVERSED».
    • Para invertir un documento contabilizado (que aún no se ha invertido de la aplicación), cambie el valor del campo Estado de «POSTED» o «POSTED_INTERNAL» a «REVERSED_INTERNAL».
    • Para volver a contabilizar un documento invertido, cambie el campo Estado a «POSTED_INTERNAL».
    • Actualice los campos Clave Obj, Tipo Obj, Sistema de objeto, en función de la información de la transacción contabilizada en el sistema no SAP. (Tenga en cuenta que no todas las transacciones utilizan los tres campos de objeto).

    Advertencia: Si cualquiera de los títulos de las columnas comienza con @ (es decir, es la clave del título y no el título en sí), esas columnas tienen para ser reemplazado con el título en inglés. Si alguno de los subtítulos utilizados en el Excel ha sido actualizado en la aplicación, se deberá aplicar el mismo cambio en el  Excel. De lo contrario, estas columnas se ignorarán cuando se importe el archivo.

    Advertencia: Nunca modifique los encabezados de las columnas antes de cargar los archivos de Excel. La aplicación ignorará estas columnas no reconocidas.

  6. Haga clic en Menú Principal > Importación de transacciones y seleccione el Excel actualizado.
    • Se actualizarán las condiciones de registro de las páginas relevantes de los grupos de activación. Los informes de transacciones también se actualizarán (una vez que se ejecute el trabajo programado).

    Nota: Si ha iniciado sesión en un idioma que no sea inglés, el archivo de Excel que importe puede estar en el idioma registrado o en inglés.

Véase también:  

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