Acerca del registro de auditoría

Los registros de auditoría enumeran todas las modificaciones que se han realizado, así como el usuario y la fecha en que se hicieron. Están disponibles los siguientes registros:

  • Registro del contrato maestro, que contiene las modificaciones realizadas al contrato maestro y a los contratos adjuntos. Tenga en cuenta que los cambios al resto de los objetos inferiores de los contratos no se registran.
  • Registro de contratos, que contiene todos los cambios realizados al contrato, así como a los componentes de arrendamiento, grupos de activación y unidades inferiores.
  • Registro de componentes de arrendamiento, que contiene todas las modificaciones realizadas al componente de arrendamiento, y a los grupos de activación y unidades inferiores.
  • Registro de grupo de activación, que contiene todas las modificaciones realizadas al grupo de activación y a las unidades inferiores.
  • Registro de lotes, que contiene todos los cambios realizados en el lote (por ejemplo, quién creó el lote o cuándo se ejecutó por última vez). El registro registra si un lote se ha ejecutado con éxito, sin embargo, no se registran los resultados de las tareas de los lotes (por ejemplo, si las contabilizaciones fueron exitosas).
  • El visor de registros de auditoría a nivel de aplicación le permite ver el contenido de todos los registros de auditoría disponibles desde una única localización.

    Consejo: Si se elimina un objeto (por ejemplo, un contrato o un lote), las entradas de registro de los objetos eliminados pueden verse en el Visor de registros de auditoría.

Nota: Los cambios realizados en un borrador abierto sólo pueden verse en los registros de auditoría después de que el borrador se haya fusionado con la versión maestra. Tenga en cuenta que los cambios realizados en los borradores que nunca se fusionan (es decir, el borrador se elimina o se descarta) no están disponibles en los registros.

Nota: Si se realiza una indexación con la casilla de verificación de indexación flotante seleccionada a través de una configuración por lotes o por defecto, el evento siempre se registra en los registros de auditoría como una indexación flotante, incluso si el arrendamiento se clasifica bajo la NIIF 16. Esta casilla sólo se aplica a los arrendamientos ASC 842 o GASB 87, y por lo tanto el campo de indexación flotante en los registros puede ser ignorado para los arrendamientos que operan bajo una norma de contabilidad diferente.

Advertencia: Los registros de auditoría no registran los nuevos objetos creados o los cambios realizados mediante cargas de Excel o importaciones masivas. Las contabilizaciones tampoco se registran en el Registro de Auditoría, sin embargo se puede utilizar Exportaciones de Transacciones para tener un registro de estas contabilizaciones.

Por defecto, el registro de auditoría pasa a los 30 días o cuando el registro alcanza las 100.000 entradas.

Nota: Debido a la forma en que se almacenan los datos, puede haber múltiples entradas de línea registradas para la misma acción.

El registro de auditoría puede exportarse a un archivo de Excel. Por defecto, las exportaciones a Excel están limitadas a 5000 elementos.

Nota: Los registros de auditoría están desactivados por defecto. Póngase en contacto con el administrador del sistema para activar esta función, si es necesario.

Para ver los registros de auditoría:

  1. El registro de auditoría puede visualizarse desde el menú contextual del objeto o desde el menú principal.
    • Cargue el contrato maestro, el contrato, el componente de arrendamiento, el grupo de activación o la página Lista de lotes y haga clic en Menú de contexto > Registro de auditoría.
    • Alternativamente, haga clic en el menú principal y haga clic en Visor del registro de auditoría en el panel izquierdo.
  2. Se abrirá la página Registro de auditoría. Utilice los controles de la página para ver todas las entradas del registro.
  3. Haga clic en cualquier registro de auditoría para ver más detalles.

    Nota: Los detalles del registro pueden contener entradas para ciertos campos de la base de datos que no están disponibles en la interfaz de usuario de la aplicación. Estas entradas pueden ser simplemente ignoradas.

  4. Para utilizar filtros, haga clic en . Los registros de auditoría pueden filtrarse por fecha, acción, usuario o tipo de objeto. Seleccione los filtros elegidos. Los registros correspondientes se muestran en el Visor de Registros de Auditoría.

    Consejo: Si la cantidad de usuarios en un filtro alcanza el límite de visualización, aparece un botón + que permite buscar y añadir usuarios adicionales.

  5. Si es necesario, haga clic en para exportar el registro de auditoría a un archivo de Excel.
    1. Cuando se completa la descarga, aparece una alerta en el Centro de notificaciones . Haga clic en la alerta para abrir el archivo.
    2. Si es necesario, utilice Guardar como para volver a guardar el archivo.

 

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