Contabilizar pagos, periodificaciones y depreciaciones

Las vistas del programa de contabilizaciones contienen información sobre cualquier transacción entre el arrendatario y el arrendador, tanto para arrendamientos financieros como operativos. Para cada período que se muestra, existe la opción de contabilizar los pagos (es decir, facturas provisionales para los pagos), contabilizar los devengos y contabilizar la depreciación del activo.

Por defecto, las contabilizaciones de depreciación solo están disponibles para arrendamientos operativos ASC 842, pero la aplicación también se puede configurar para contabilizar la depreciación lineal para arrendamientos financieros bajo US-GAAP, NIIF, y GASB. La aplicación utiliza un tipo de cambio medio ponderado para convertir el importe de la depreciación de la moneda del contrato en otra moneda del área de depreciación. El cálculo del tipo de cambio medio ponderado se muestra en la ventana emergente del documento para los documentos de depreciación contabilizados. La aplicación utiliza la misma tasa media ponderada para cada período, hasta que se produce un evento. Tenga en cuenta que ciertas versiones de SAP requieren que la conversión de la moneda de la empresa a la moneda del grupo sea realizada por SAP. En este caso, la aplicación mostrará el importe devuelto por SAP, así como la tasa de contado que se utilizó. Si SAP permite que la aplicación envíe importes en moneda de grupo, o si el sistema funciona en modo independiente, la aplicación utiliza la tasa media ponderada para la conversión de moneda de sociedad a grupo. Para obtener más información sobre los tipos de cambio medios ponderados, véase Tipos de cambio y monedas paralelas.

Cuando se inicia un registro, la aplicación lo registra en las tablas internas de la aplicación. Cuando la aplicación está configurada para publicar directamente en SAP y la contabilización fue iniciada por un usuario, el programador del trabajo llamará inmediatamente al BAPIs, pasando las entradas desde las tablas para disparar la creación de documentos en SAP. Tenga en cuenta que todas las contabilizaciones deben realizarse según todas las normas contables admitidas. Alternativamente, el administrador del sistema puede configurar los trabajos programados para contabilizar todos los pagos disponibles, la acumulación y las contabilizaciones de depreciación hasta la fecha actual.

Una vez que se hayan contabilizado en SAP los pagos, periodificaciones o depreciaciones de activos, se pueden visualizar los documentos SAP generados. Si los registros se hacen al nivel de unidad (viendo la página Registros para una unidad), se creará un documento de SAP para cada registro.

Nota: Existe una «Fecha de inicio de contabilización» que se puede configurar en Nakisa AdminConsole por clasificación, la norma contable o la sociedad. Para cualquier contabilización desencadenada desde la aplicación con una Fecha de documento anterior a la Fecha de inicio de contabilización (para la sociedad, norma contable o clasificación), la aplicación contabilizará el documento solo en las tablas internas. La condición del registro mostrará «Contabilizado (internamente)». Para averiguar las fechas de inicio de registro configuradas, póngase en contacto con el administrador.

Tenga en cuenta que se han habilitado facturas de proveedores para este contrato, el pago solo se registra para el estándar de contabilidad principal, con un documento de compensación por libro de contabilidad.

Si las cuentas del libro mayor están configuradas como cuentas de pérdidas y ganancias (que requieren objetos de costos), la aplicación enviará el centro de costos para todas las contabilizaciones a estas cuentas. Si las cuentas del libro mayor están configuradas como cuentas de balance, la aplicación no envía el campo Centro de costos en las contabilizaciones.

Si el sistema está operando en modo híbrido, la aplicación obtiene tasas de cambio en vivo y montos de impuestos de SAP, pero solo genera documentos internos. Si el sistema está operando en modo independiente o híbrido, se requieren pasos adicionales después de contabilizar los pagos, las acumulaciones o la depreciación de activos. La condición «Contabilizado (internamente)» hasta que se lleven a cabo todos estos pasos. Consulte Actualización de estados internos de contabilización con Excel para obtener más información.

Si el sistema está operando en modo autónomo o híbrido y las Reglas de asignación del centro de costos se definieron en cualquier nivel del contrato de arrendamiento, la aplicación divide todas las cantidades a las cuentas de pérdidas y ganancias a diferentes Centros de costo. Tenga en cuenta que las reglas de asignación se pueden modificar en cualquier momento en un contrato activo (es decir, no se requiere ningún evento para modificar las reglas). Si el sistema está conectado a SAP, las reglas de asignación se pueden definir directamente en SAP.

De ser necesario, los documentos registrados se pueden anular directamente desde la aplicación. El estado «Contabilizado» pasa a ser «Invertido» en la ventana Documento. Tenga en cuenta que si el sistema o la empresa se han migrado de un modo de operación totalmente conectado a un modo híbrido, ya no puede revertir los documentos contabilizados antes de la migración.

Si los documentos contabilizados fueron invertidos directamente en SAP ERP, la aplicación los detectará, mostrará la información y mostrará el ícono . Tenga en cuenta que en este momento, el Bot de Contabilización de SAP no detecta los documentos que se anulan directamente en SAP, por lo tanto, en modo híbrido, los documentos siempre deben ser revertidos desde la aplicación. Si algún documento fue anulado en SAP, utilice Importar Transacciones para actualizar el estado de contabilización a Revertido (Externo) en la aplicación.

Para obtener información sobre cómo la aplicación convierte las divisas, consulte Tipos de cambio y monedas paralelas.

Para efectuar registros:

  1. Cargue el contrato, el componente del arrendamiento o el grupo de activación.
  2. Haga clic en Menú contextual > Ver registros.
  3. Se abre la pestaña Programas, con el desplegable Vista automáticamente configurado en «Contabilizaciones». Tenga en cuenta que la página se carga automáticamente con el menú desplegable Nivel establecido automáticamente en la primera unidad de la lista.
  4. De ser necesario, revise los programas financieros.
  5. Haga clic en Registrar. Debes configurar los siguientes campos:
    • Fecha del documento, que vincula el documento a un período.
    • Fecha de contabilización para el documento de contabilización.

    Nota: La aplicación verifica si el último post depreciación provoca un VNC negativo en SAP. Si es así, la aplicación ajusta el monto de la última depreciación, y allí el monto ya no coincidirá con el importe de la depreciación en los programas financieros. Se muestra un mensaje de advertencia para indicar a los usuarios que el monto final de contabilización ha cambiado.

    Tenga en cuenta que la aplicación se puede configurar para registrar todos los pagos y acumulaciones disponibles de forma programada. Póngase en contacto con su administrador del sistema para obtener más información.

    Consejo: Haga clic en Actualizar en la parte superior de la pantalla si el estado del botón no parece estar actualizándose.

  6. El estado cambia a «Contabilización (internamente)» o «Contabilización (internamente)», y luego cambia a:
    • «Contabilizado» si la aplicación está contabilizando directamente en un ERP de SAP, y la fecha del documento es posterior a la fecha de inicio de la contabilización de SAP configurada.
    • «Registrado (interno)» (es decir, registrado en las tablas internas) si la aplicación está operando en modo independiente o híbrido, o si la fecha del documento es anterior a la fecha de inicio de contabilización SAP configurada.
  7. Para ver los documentos, haga clic en en la columna Pago, Devengo o Amortización. Los elementos de débito y crédito se muestran en la parte inferior. Tenga en cuenta lo siguiente:
    • Si la aplicación está conectada a SAP y los activos fijos se actualizan en FI-AA, las partidas individuales se recuperan de SAP para contabilizaciones de depreciación. Si la aplicación está contabilizando internamente (es decir, está operando en modo autónomo o híbrido, o la Fecha del documento es anterior a la fecha de contabilización configurada), la aplicación utiliza las cuentas del libro mayor configuradas en la aplicación para el activo.
    • La aplicación verifica si el último post de amortización provocaría un VNC negativo en SAP. Si es así, la aplicación ajusta el monto de la última depreciación, y allí el monto ya no coincidirá con el importe de la depreciación en los programas financieros. Un mensaje de advertencia en la ventana Documentos indica a los usuarios que el importe final de contabilización ha cambiado.
    • Si el sistema está en modo independiente o híbrido y las Reglas de asignación del centro de costos se definieron en cualquier nivel del contrato, la aplicación se divide todos los importes a las cuentas de pérdidas y ganancias a los diferentes centros de costo. En consecuencia, hay un elemento de línea para cada monto dividido y cada línea muestra el «Porcentaje de asignación».
    • Pase el cursor sobre los importes contabilizados para ver los montos completos, sin redondear, y el tipo de cambio utilizado (hasta 5 decimales).
  8. Para ver los documentos contabilizados en SAP WEBGUI, haga clic en en el campo Número de documento.
  9. Si un documento contabilizado se invirtió directamente en SAP, la etiqueta de la columna Pago o Devengo cambia a «Reenviar».
    • Haga clic en para ver la información del documento para el documento original publicado y el documento inverso.
      • La casilla de verificación Invertido se seleccionará para mostrar que el documento original fue invertido.
      • El campo Documento de inversión muestra el número del documento de inversión y tiene el icono para ver el documento en SAP WEBGUI.
      • Para volver a contabilizar el pago o la acumulación, haga clic en Volver a contabilizar.
  10. Si el sistema está en modo independiente o híbrido, una de las siguientes opciones está disponible para completar el proceso de contabilización:

    • Actualice el estado de "Registrado (interno)" a "Registrado" a través de transacciones de importación y exportación de Excel.
    • Si se configura un bot de contabilización de SAP para que se ejecute con la aplicación, éste transferirá regularmente los documentos internos a SAP. El estado cambia de "Registrado (interno)" a "Registrado (externo)".
      • Si la contabilización en SAP tiene éxito, el estado cambia entonces a "Registrado (externo)".
      • Si la contabilización en SAP falla, el estado cambia a "Fallido (externo)". La próxima vez que el bot de contabilización se ejecute, recogerá las publicaciones fallidas para volver a intentar la contabilización. Si es necesario, haga clic en Revertir para revertir el documento generado internamente (por ejemplo, si es necesario cambiar la configuración de la cuenta de mayor).

      Nota: Para obtener detalles sobre los documentos registrados por el SAP Posting Bot, copie el número de documento e introdúzcalo en la siguiente URL (donde <hostname> es el nombre del servidor web de su instancia actual de Nakisa Lease Administration):

      https://<hostname>/leasing/app/proxy/jebot/report/<Número del documento>/

Para anular documentos registrados o ver las anulaciones detectadas:

  1. Para revertir un documento contabilizado directamente desde la aplicación, haga clic en junto al estado contabilizado.
    1. Haga clic en el botón naranja Anular.
    2. Seleccione Motivo para la anulación en la lista desplegable.
    3. Haga clic en Anular registro.
  2. El estado cambia a «Invirtiendo» o «Invirtiendo (internamente)».
  3. Cuando se contabiliza con éxito la reversión en SAP, el estado cambia a «Volver a contabilizar». Tenga en cuenta que si los documentos se anulan directamente en SAP, la aplicación puede detectarlo y también cambiar el estado a «Traspaso». Tenga en cuenta que, en este momento, el SAP Posting Bot no detecta los documentos que se anulan directamente en SAP.
  4. Haga clic en para ver información sobre el documento.
    • Se muestra uno de los siguientes estados:
      • «Invertido» si la aplicación está conectada a un ERP de SAP, y la fecha del documento es posterior a la fecha de inicio de la contabilización de SAP configurada.

      • «Anulado (interno)» (es decir, anulado en las tablas internas) si el sistema está en modo independiente o híbrido, o si la fecha del documento es anterior a la fecha de inicio de la contabilización SAP configurada.
        • Si se configura un SAP contabilizadora Bot para que funcione con la aplicación, éste transferirá regularmente los documentos internos al ERP.
          • El estado cambia a «Anulado (externo)» una vez que el documento se anula con éxito en SAP.
          • El estado cambia a «Anulación fallida (externa)» si la anulación falló en SAP. La próxima vez que el bot de contabilización se ejecute, recogerá la inversión fallida para reintentarla en SAP.
    • Para ver los documentos de anulación en SAP, haga clic en en el campo Documento anulado. Tenga en cuenta que es posible que tenga que iniciar sesión en SAP GUI con sus credenciales de SAP.
  5. Para volver a registrar el documento, haga clic en Volver a contabilizar.

Véase también:  

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