Versions de contrat

Pour travailler sur des modifications futures qui ne sont pas encore actives, Nakisa Portfolio Management vous permet de créer des versions de contrat.

Une version de contrat est une copie du contrat actif au moment où elle est copiée, que vous pouvez ensuite modifier sans altérer le contrat actif. Lorsque vous êtes sûr de vouloir conserver les modifications, la nouvelle version peut être activée.

Lors de la création d'une version de contrat, vous pouvez également créer une activité. Lorsqu'une activité de contrat configurée pour nécessiter une finalisation est ajoutée, le contrat sera en lecture seule jusqu'à ce que l'activité soit complétée ou rejetée. Les activités sans finalisation requise sont automatiquement marquées comme complètes et le contrat peut être immédiatement modifié.

Lorsqu'un brouillon est créé et est dégelé, les utilisateurs peuvent continuer à ajouter des activités de contrat supplémentaires. Pour apprendre à ajouter une activité de contrat, référez-vous à Histoire des activités.

Bien que vous ne puissiez avoir qu'un seul brouillon ouvert à la fois, vous pouvez créer plusieurs scénarios pour simuler différentes options. Notez que les scénarios ne peuvent jamais être activés et auront toujours un statut défini sur "Brouillon" et le champ scénario défini sur "Oui".

Pour naviguer à travers différentes versions, utilisez l'une des options suivantes :

L'arbre de navigation sur le côté droit de l'écran :

Le diagramme du contrat :

Pour créer une version de contrat :

Ouvrez le contrat désiré.
Assurez-vous que le contrat est actif. Les versions de contrat ne peuvent pas être créées pour les contrats qui sont en statut brouillon.
Cliquez Créer une version de contrat.
- Pour créer un scénario, assurez-vous d'avoir déjà créé un contrat brouillon. Ensuite, à partir du contrat actif original, cliquez Créer une version de contrat.
Sélectionnez le Type d'Activité approprié.
Si désiré, entrez un Code, Nom, ou Description.
Cliquez Sauvegarder. Notez que le bouton Enregistrer n'est activé que lorsque toutes les comptabilisations requises sont complètes et que la date de modification est une date valide.

Note: Si le type d'activité est soumis à finalisation, la version du contrat sera en lecture seule jusqu'à ce que l'activité soit complétée ou rejetée par un utilisateur ayant le rôle d'Approver.

Les utilisateurs peuvent également utiliser les versions de contrat pour modifier les informations de leur tableau de loyer et leurs fournisseurs. En fonction de votre mode de fonctionnement configuré (déterminé par le paramètre de Comptabilité dans la section Admin), il existe un flux de travail spécifique qui doit être suivi.

Note: Les fournisseurs ne peuvent pas être dissociés complètement dans une version de contrat. Au lieu de cela, les utilisateurs doivent définir la propriété des fournisseurs à 0 %.

Pour les modifications apportées pendant que l'application est configurée comme une solution conforme à IFRS16/ASC 842:

Créer une version de contrat.
La Mettre à jour le taux de contrat/IBR case à cocher et les Date de modification champs apparaissent sur la page d'identification du contrat et peuvent être modifiés, si nécessaire. Notez que la Date de Modification ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation du dernier paiement imputé. Si toutes les comptabilisations pour le contrat sont terminées, la Date de modification peut être fixée à un jour après la Date de fin du contrat.
Apportez les modifications nécessaires dans le tableau des loyers. Notez que vous ne pouvez pas ajouter de conditions de paiement avec des dates de paiement antérieures à la date de modification sélectionnée.
Après que les modifications dans le tableau des loyers ont été effectuées dans la version du contrat, l'administrateur de contrat de location doit approuver le contrat à nouveau.
Les objets pertinents dans Nakisa Lease Accounting Suite se rouvrent en tant que brouillons qui doivent être activés pour refléter les modifications apportées dans le tableau des loyers. Pour plus d'informations sur l'approbation et l'activation des objets dans Nakisa Lease Accounting Suite, reportez-vous au Nakisa Lease Accounting Suite Guide de l'utilisateur.
Note: Lorsque vous créez une version de contrat pour établir un terme après la date de fin du contrat, seule la composante de location dans Nakisa Lease Accounting Suite est ouverte en tant que brouillon. Vous devez approuver la composante de location puis revenir à Nakisa Portfolio Management pour actualiser la carte de la composante de location dans le formulaire de Comptabilité pour ouvrir le groupe d'activation en tant que brouillon.
Une fois que tous les objets dans Nakisa Lease Accounting Suite sont actifs, vous pouvez activer votre contrat.

Pour les modifications apportées pendant que l'application fonctionne comme une solution immobilière standard:

Créer une version de contrat.
Le champ Date de Modification apparaît sur la page d'identification du contrat et peut être modifié, si nécessaire. Notez que la Date de Modification ne peut pas être antérieure à la date de comptabilisation du dernier paiement imputé. Si toutes les comptabilisations pour le contrat sont terminées, la Date de modification peut être fixée à un jour après la Date de fin du contrat.
Apportez les modifications nécessaires dans le tableau des loyers. Notez que vous ne pouvez pas ajouter de conditions de paiement avec des dates de paiement antérieures à la date de modification sélectionnée.
Après que des modifications ont été apportées dans le tableau des loyers, le contrat peut être activé immédiatement.

Nakisa Portfolio Management peut également créer automatiquement des versions de contrat lorsqu'un contrat passe à un contrat mensuel. Pour activer les versions de contrat automatiques, la Transition automatique de mois en mois case à cocher doit être activée au niveau du contrat. Des versions de contrat sont continuellement créées pour chaque période de mois en mois suivante tant que la case à cocher reste activée. Toutes les comptabilisations doivent être imputées avant que la version du contrat puisse être créée.

L'application crée une nouvelle version du contrat un jour après la date de fin du contrat original, ou un multiple d'un mois pour les contrats mensuels existants. La version du contrat est créée en utilisant valeurs par défaut définies dans la section d'administration.

La création et l'activation de la version du contrat sont affectées par le mode de fonctionnement configuré :

Rationalisé : L'application crée et fusionne des brouillons de composantes de location dans Nakisa Lease Accounting Suite. Vous devez activer manuellement le brouillon du groupe d'activation.
Standard : L'application crée les brouillons de composantes de location et de groupe d'activation, mais ne fusionne pas automatiquement le brouillon de composante de location. Vous devez approuver manuellement et activer la composante de location et le groupe d'activation.