Création de contrat de formulaire unique (Bêta)

La fonctionnalité de création de contrat de formulaire unique vous permet de créer un emplacement, un local, un contrat et des termes de loyer simultanément. Les emplacements et les locaux sont automatiquement activés, tandis que le contrat reste en statut Brouillon. Cette fonctionnalité est disponible pour les administrateurs de bail et les gestionnaires.

Note: Cette fonctionnalité doit être activée dans la Admin section avant utilisation.

Le processus de création de formulaire unique génère uniquement les informations requises pour chaque objet. Pour ajouter des détails supplémentaires, tels que des zones ou des coûts d'exploitation, à un emplacement, un local ou un contrat, ouvrez l'objet spécifique directement et apportez les modifications nécessaires.

Pour utiliser la création de formulaire unique :

  1. Sur la Nakisa Portfolio Management page d'accueil, cliquez sur Créer un contrat (Bêta).
  2. La page fournit trois options pour créer un contrat :
  3. Dans la section Formulaire unique (Bêta), cliquez sur Démarrer la saisie manuelle.
  4. Remplissez les champs requis dans chacune des sections.
  5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer en haut de la page. Les objets sont créés.
FerméDans la section Emplacement, entrez les informations suivantes :
  1. Entrez un Nom pour l'emplacement.
  2. Entrez un Numéro de Magasin.
  3. Entrez le Numéro de Dossier.
  4. Sélectionnez l'emplacement Type. Sélectionnez "Possédé" si votre société possède le bien, ou sélectionnez "Loué" si votre entreprise loue le bien à une société externe ou à une autre division interne de votre société.
  5. Sélectionnez votre Unité d'affaires.
  6. Dans le Champ Entité légale , sélectionnez le code de l'entreprise auquel cet emplacement est associé.
  7. Dans le Champ Devise , définissez la devise qui sera utilisée pour l'emplacement. Cette devise est également utilisée pour saisir les coûts d'exploitation et ventes.
  8. Définissez l' emplacement.
  9. Entrez l'adresse de l'emplacement dans la section Adresse.
FerméDans la section Local, entrez les informations suivantes :
  1. Entrez un Nom pour le Local.
  2. Entrez un Numéro de fichier.
  3. Dans le Occupations champ, sélectionnez toutes les options qui seront utilisées pour le local maître, ainsi que tout sous-local attaché à ce local maître.
  4. Sélectionnez le usage pour le local.
  5. Sélectionnez un Centre de Coût.
  6. S'il y a des champs personnalisés requis pour le local, remplissez les champs dans la section Champs Personnalisés du Local.
FerméDans la section Contrat, entrez les informations suivantes :
  1. Entrez le Numéro de dossier.
  2. Sélectionnez le Type du contrat. Le type de contrat disponible dépend de l'occupation des locaux.
  3. Sélectionnez un État pour le contrat.
  4. Sélectionnez une Catégorie telle que Contrat, Contrat Mensuel ou Saisonnière. Notez que la catégorie est uniquement à des fins de rapport ou d'information.
  5. Sélectionnez la plage de dates pour le contrat avec le Date de début et Date de fin .
  6. La section Indexations vous permet de définir les champs d'indexation séparément pour les termes de bail et non-locatifs :
    • Type d'indexation (Bail) et Type d'indexation (Non-Bail): Définissez ces champs pour déterminer le type d'IPC pour l'indexation des termes de bail et non-bail :
      • Aucun : Le terme n'utilise pas les taux d'indexation de l'IPC.
      • IPC Local : Les valeurs d'indexation (IPC) sont définies manuellement par l'utilisateur en définissant le Niveau d'Index Actuel.
      • CPI Global : Le Niveau d'Index Actuel est défini selon la catégorie Catégorie CPI Global et la Date de Référence.
    • L'indexation conditionnelle vous permet de fixer des limites sur les variations du taux de l'IPC. Pour activer l'indexation conditionnelle, cliquez sur la case à cocher Indexation Conditionnelle . Les champs suivants sont affichés :
      • Les champs Niveau d'Index Actuel Applicable (Contrat de location) et Niveau d'Index Actuel Applicable (Non-contrat de location) sont automatiquement définis sur les valeurs définies dans le Niveau d'Index Actuel (Contrat de location) et Niveau d'Index Actuel (Non-contrat de location) respectivement.
      • Si nécessaire, activez le champ Changement de Pourcentage Minimum pour définir le pourcentage minimum par lequel le Niveau d'Index Actuel Applicable peut être augmenté (par rapport à sa dernière valeur). Cette valeur peut être modifiée dans un plan d'indexation si nécessaire.
      • Si nécessaire, activez le Pourcentage Maximum de Changement pour définir le pourcentage maximum par lequel le Niveau d'Index Actuel Applicable peut être augmenté (par rapport à sa dernière valeur). Cette valeur peut être modifiée dans un plan d'indexation si nécessaire.
    • Après la création du contrat et tant qu'il est encore en statut Brouillon, vous pouvez définir la Date maximale. Cette date ne peut pas être supérieure à la dernière date de fin d'une clause critique ou à la date de fin du contrat, selon la plus élevée.
  1. Entrez le Numéro de dossier.
  2. Sélectionnez le contrat Type. Le type de contrat disponible dépend de l'occupation des locaux.
  3. Sélectionnez un État pour le contrat.
  4. Sélectionnez une Catégorie telle que Contrat, Contrat Mensuel ou Saisonnière. Notez que la catégorie est uniquement à des fins de rapport ou d'information.
  5. Sélectionnez la plage de dates pour le contrat avec le Date de début et Date de fin .
  6. La section Indexations vous permet de définir des champs d'indexation séparément pour les termes de bail et non-bail :
    • Type d'Indexation (Bail) et Type d'Indexation (Non-Bail): Définissez ces champs pour déterminer le type d'IPC pour l'indexation des termes de bail et non-bail :
      • Aucun : Le terme n'utilise pas les taux d'indexation de l'IPC.
      • CPI Local : Les valeurs d'indexation (CPI) sont définies manuellement par l'utilisateur en définissant le Niveau d'Index Actuel.
      • CPI Global : Le champ Niveau d'Index Actuel est défini en fonction de la Catégorie CPI Global définie et de la Date de Référence.
    • L'indexation conditionnelle vous permet de fixer des limites sur les variations du taux de l'IPC. Pour activer l'indexation conditionnelle, cliquez sur la case à cocher Indexation Conditionnelle . Les champs suivants sont affichés :
      • Les champs Niveau d'Index Actuel Applicable (Contrat de location) et Niveau d'Index Actuel Applicable (Non-contrat de location) sont automatiquement définis sur les valeurs définies dans le Niveau d'Index Actuel (Contrat de location) et Niveau d'Index Actuel (Non-contrat de location) respectivement.
      • Si nécessaire, activez le Changement de Pourcentage Minimum pour définir le pourcentage minimum par lequel le Niveau d'Index Actuel Applicable peut être augmenté (par rapport à sa dernière valeur). Cette valeur peut être modifiée dans un plan d'indexation si nécessaire.
      • Si nécessaire, activez le Changement de Pourcentage Maximum pour définir le pourcentage maximum par lequel le Niveau d'Index Actuel Applicable peut être augmenté (par rapport à sa dernière valeur). Cette valeur peut être modifiée dans un plan d'indexation si nécessaire.
    • Après la création du contrat et tant qu'il est encore en statut Brouillon, vous pouvez définir le Date Maximum. Cette date ne peut pas être supérieure à la dernière date de fin d'une clause critique ou à la date de fin du contrat, selon la valeur la plus élevée.
FerméDans la section Table de loyer, entrez les informations suivantes :
  1. Cliquez sur Ajouter un terme.
  2. Sélectionnez un Type de catégorie de dépenses. Si le type de contrat est un autre accord créé à partir d'un emplacement détenu, seule la catégorie de dépenses "non-locatif" est disponible.
  3. Sélectionnez une Catégorie de Dépenses pour tous les termes de paiement sous ce loyer.

    Note: Pour les termes de loyer gratuit / réduction, le montant (saisi comme une valeur négative) réduit le loyer de base ou le montant d'extension, mais ne peut pas entraîner une valeur globale négative. La date du premier paiement doit être égale ou postérieure à la date de début du contrat et les dates de paiement doivent correspondre à celles des termes de loyer de base.

    Note: Pour les termes d'incitation en espèces, la fréquence du montant et la fréquence de paiement sont automatiquement définies sur "Une fois", et la date du premier paiement ne peut être antérieure ou égale à la date de début du contrat.

  4. Définissez la Fréquence de paiement, qui indique à quelle fréquence les paiements sont effectués.
  5. Définissez la Devise pour le loyer.
  6. Définissez la Fréquence du Montant pour indiquer à quelle fréquence le montant total est appliqué (par exemple, quotidiennement, mensuellement, annuellement). Notez que sélectionner "Une fois" signifie que même s'il y a un mois partiel (en raison de la date de début et de la date de premier paiement ne tombant pas le même jour), le montant du paiement est toujours égal au montant total.
  7. Définissez le Mode de Paiement sur l'une des valeurs suivantes (à moins que la Fréquence du Montant soit Unique) :
    • Avance: Le montant du loyer payé à une date donnée sera utilisé pour couvrir les frais d'intérêt générés depuis le début de la date de paiement précédente jusqu'au début de la date de paiement actuelle.
    • Retards: Le montant du loyer payé à une date donnée sera utilisé pour couvrir les frais d'intérêt générés depuis la fin de la date de paiement précédente jusqu'à la fin de la date de paiement actuelle.
  8. Sous Conditions de Paiement, cliquez sur .
  9. Définissez la plage de dates pour les conditions de paiement avec le Date de début et Date de fin champs.
  10. Entrez le Montant.
  11. Définissez le Type d'indexation des termes.
    • Si "Augmentation Plate" est sélectionné, l'indexation ne s'appliquera pas à ce terme.
    • Si "Appliquer l'IPC" est sélectionné, l'indexation s'appliquera à ce terme.
  12. Cliquez éventuellement sur le Maintenir pour empêcher ce terme de générer des paiements planifiés. Si l'application est configurée en tant que mode de fonctionnement conforme à l'IFRS 16/ASC 842, et que ce commutateur est activé, le terme ne génère pas de paiements et n'est pas exercé dans Nakisa Lease Accounting Suite.
  13. Dans la section Fournisseurs, sélectionnez les fournisseurs associés à ce loyer. Cliquez sur pour ajouter d'autres fournisseurs.
  14. Dans la colonne Pourcentage (%) , entrez la possession pour chaque fournisseur.
  15. Si vous souhaitez calculer des taxes pour un fournisseur spécifique, cliquez sur la case à cocher Calculer les taxes à côté du fournisseur. Cette option n'est disponible que pour les fournisseurs avec des déterminations de code fiscal configurées.
  16. La Juridiction fiscale est définie automatiquement en fonction de la configuration dans Financial Organization Structure, mais peut être modifiée si nécessaire.
  17. Le Pourcentage d'exemption fiscale est défini automatiquement en fonction de la configuration dans Financial Organization Structure, mais peut être modifié si nécessaire.
  1. Cliquez sur Ajouter un terme.
  2. Sélectionnez un Type de catégorie de dépense. Si le type de contrat est un autre accord créé à partir d'un emplacement possédé, seule la catégorie de dépense "Non-locatif" est disponible.
  3. Sélectionnez une Catégorie de dépense pour tous les termes de paiement sous ce loyer.

    Note: Pour les termes de loyer gratuit / réduction, le montant (saisi comme une valeur négative) réduit le loyer de base ou le montant de l'extension, mais ne peut pas entraîner une valeur globale négative. La date du premier paiement doit être égale ou postérieure à la date de début du contrat et les dates de paiement doivent correspondre à celles des termes de loyer de base.

    Note: Pour les termes d'incitation en espèces, la fréquence du montant et la fréquence de paiement sont automatiquement définies sur "Une fois", et la date du premier paiement ne peut être antérieure ou égale à la date de début du contrat.

  4. Définissez la Fréquence des paiements, qui indique à quelle fréquence les paiements sont effectués.
  5. Définissez la Devise pour le loyer.
  6. Définissez la Fréquence du montant pour indiquer à quelle fréquence le montant total est appliqué (par exemple, quotidiennement, mensuellement, annuellement). Notez que sélectionner "Une fois" signifie que même s'il y a un mois partiel (en raison de la date de début et de la date de premier paiement ne tombant pas le même jour), le montant du paiement est toujours égal au montant total.
  7. Définissez le Mode de Paiement sur l'une des valeurs suivantes (à moins que la Fréquence de Montant soit Unique) :
    • Avance: Le montant du loyer payé à une date donnée sera utilisé pour couvrir les frais d'intérêt générés depuis le début de la date de paiement précédente jusqu'au début de la date de paiement actuelle.
    • Retards: Le montant du loyer payé à une date donnée sera utilisé pour couvrir les frais d'intérêt générés depuis la fin de la date de paiement précédente jusqu'à la fin de la date de paiement actuelle.
  8. Sous Conditions de Paiement, cliquez sur .
  9. Définissez la plage de dates pour la condition de paiement avec les champs Date De et Date À .
  10. Entrez le Montant.
  11. Définir le Type d'Indexation des Termes.
    • Si "Augmentation Plate" est sélectionné, l'indexation ne s'appliquera pas à ce terme.
    • Si "Appliquer l'IPC" est sélectionné, l'indexation s'appliquera à ce terme.
  12. Cliquez éventuellement sur le Maintenir pour empêcher ce terme de générer des paiements planifiés. Si l'application est configurée en tant que mode de fonctionnement conforme à l'IFRS 16/ASC 842, et que ce commutateur est activé, le terme ne génère pas de paiements et est non exercé dans Nakisa Lease Accounting Suite.
  13. Dans la section Fournisseurs, sélectionnez les fournisseurs associés à ce loyer. Cliquez pour ajouter des fournisseurs supplémentaires.
  14. Dans la Colonne de pourcentage (%) , saisissez la possession pour chaque fournisseur.
  15. Si vous souhaitez calculer des taxes pour un fournisseur spécifique, cliquez sur la case à cocher Calculer les taxes à côté du fournisseur. Cette option n'est disponible que pour les fournisseurs ayant des déterminations de code fiscal configurées.
  16. La Juridiction fiscale est définie automatiquement en fonction de la configuration dans Financial Organization Structure, mais peut être modifiée si nécessaire.
  17. Le Pourcentage d'exemption fiscale est défini automatiquement en fonction de la configuration dans Financial Organization Structure, mais peut être modifié si nécessaire.

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